Home Blog Event Organizer

Perusahaan Jasa Event Organizer di Jakarta

Jika anda mendengar kalimat EO event organizer pasti sudah tidak asing lagi di telinga anda. Karena kegiatan ini sekarang sudah sangat banyak sekali diadakan di sekitar kita dan melibatkan banyak orang dalam skala besar.
Banyak pemilik acara memilih untuk menggunakan Jasa Event Organizer karena terbatasnya sumber daya yang mereka miliki, waktu dan juga keahlian dalam menyelenggarakan sebuah acara. Maka mereka mempercayakan penyelenggaraan acaranya kepada pihak jasa event organizer.
Jasa Event Organizer adalah sebuah usaha yang memberikan jaminan penyelenggaraan acara anda dapat berjalan dengan baik, sesuai target dan tujuan dengan anggaran biaya yang sudah ditentukan. Dengan menggunakan Jasa EO pemilik acara dapat fokus terhadap tujuan utama dan juga lebih efesien dalam hal waktu dan SDM.
Lalu bagaiamana cara kerja Event Organizer tersebut? simak pembahasan dibawah ini

Apa Itu Event Organizer ?

Event organizer adalah perusahaan,kelompok/tim atau individu yang menyediakan jasa penyelenggaraan acara mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi hasil dari kegiatan acara tersebut yang ditangani dengan Profesional. Jasa ini akan mengemas dan merancang acara yang anda miliki sedimikian rupa sehingga dapat terlaksana sesuai target yang anda inginkan.
Namun tidak semua Event Organizer memiliki reputasi baik, tidak sedikit Event Organizer abal abal yang hasilnya malah mengecewakan pemilik acara.
Beberapa Point penting yang harus diperhatikan dalam memilih Jasa Event Organizer adalah sebagai berikut :

Cara Kerja Event Organizer

1. Perumusan dan Desain Konsep

Langkah pertama, sebuah tim inti dari Jasa Event Organizer akan berdiskusi dan tukar pikran untuk menyusun dan mercancang konsep dari sebuah acara yang akan dilaksankan, mulai dari Namaq Acara , Tema , Lokasi dan Waktu dan lain sebagainya. Tahapan ini adalah yang paling terpenting dalam sebuah acara , karena perancangan ini akan memiliki pengaruh terhadap biaya yang akan dikeluarkan, teknis dan komponen pelaksanaan acara, penentuan sumber pendanaan, penentuan lokasi dan waktu, tenaga kerja yang diperlukan, dan juga berapa besarnya profit atau keuntungan yang akan diperoleh.

2. Pelaksanaan Teknis Acara

Tahap kedua dalam bagaimana cara dan sistem kerja Event Organizer adalah merumuskan teknis pelaksanaan acara dari konsep yang sudah dibuat, dengan memastikan semua kebutuhan yang diperlukan dari perancangan konsep tersebut sudah terpenuhi.
Komponen yang satu ini begitu erat kaitannya dengan pengalaman yang dimiliki oleh sebuah Tim EO, dan tentunya sangat perlu diperhatikan, karena apabila dalam fase ini terjadi kesalahan maka dapat berimbas kepada keseluruhan acara tersebut.

3. Menyusun Anggaran

Setelah konsep dan teknis pelaksanaan acara sudah disusun dengan matang, tahapan selanjutnya adalah menyusun anggaran dari event yang akan diselenggarakan tersebut, sehingga akan dapat terlihat berapa besaran biaya yang diperlukan.
Anggaran ini nantinya akan dibagi-bagi menjadi beberapa kelompok anggaran dan pengeluaran, yang umumnya adalah sebagai berikut:
Tentunya kelompok anggaran yang kami berikan hanyalah contoh umum saja, dan pada kenyataannya akan sangat tergantung pada jenis acara yang akan anda selenggarakan, tetapi intinya pada saat menyusun anggaran kegiatan, sebaiknya anda membaginya ke dalam kelompok-kelompok seperti telah dicontohkan di atas.
Hal itu bertujuan untuk mempermudah anda dalam memfokuskan apa saja yang diperlukan dalam acara tersebut, dan juga akan memudahkan anda dalam memonitor, menambah, atau mengurangi kebutuhan yang sudah atau belum tercatat.
Sebaiknya anggaran dibuat di Excel sehingga akan memudahkan anda dalam perhitungan yang pasti, dan meminimalisir terjadinya kesalahan pada saat menentukan anggaran dari suatu kebutuhan.

4. Pembagian Tugas

Tahapan yang satu ini tidak umum ditemukan pada Event Organizer besar yang sudah memiliki divisi masing-masing, tetapi akan sangat sering terjadi pada anda yang baru memulai, atau anda yang membentuk tim kepanitiaan.
Umumnya pada Event Organizer yang baru memulai, tim inti hanyalah terdiri dari beberapa orang saja, dan pada tahap ini anda dan rekan harus menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk kebutuhan yang mana.
Misalnya si A, B, C, dan D membentuk suatu Event Organizer, dan mereka ingin mengadakan turnamen sepak bola, dan di tahap ini mereka mulai membagi tugas yang mana A akan bertanggung jawab terhadap negosiasi dengan pihak pemilik lokasi yang ingin digunakan, kemudian B bertanggung jawab dalam promosi dan publikasi dari turnamen tersebut, C mengurus pendanaan dan sponsorship, sementara D akan mengurus perlengkapan dan SDM yang dibutuhkian seperti bola dan wasit.

5. Pendanaan

Setelah anggaran disusun dan pembagian tugas telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya dalam cara kerja Event Organizer adalah menentukan sumber pendanaan untuk acara tersebut.
Pendanaan ini bisa dilakukan dengan cara mengeluarkan dana pribadi anda dan rekan-rekan anda, mencari dana dari para calon donatur yang diperkirakan tertarik untuk mendanai, dan atau menjalin kerjasama sponsorship dengan perusahaan atau organisasi yang sekiranya akan tertarik pada event tersebut.
Di dalam tahapan ini biasanya Event Organizer akan membuat daftar calon pendana apabila menargetkan donatur dan juga sponsorship, yang akan disesuaikan dengan jenis serta tema acara, karena biasanya calon sponsor akan enggan mendanai suatu event yang tidak sesuai dengan produk, jasa, atau merek yang mereka usung.

6. Persiapan

Tahapan selanjutnya adalah yang juga tidak kalah krusial dibandingkan tahapan lainnya, yaitu persiapan menjelang acara, yang umumnya sudah mulai dilakukan dari 1 tahun hingga 3 bulan sebelum event berlangsung.
Biasanya tahapan ini akan dimulai dengan menyusun timeline dalam bentuk Gantt Chart pada Excel, di mana EO akan memberi deadline pada setiap hal yang mereka persiapkan, mulai dari mencari vendor, sponsor, dan lain sebagainya.
Pada timeline tersebut umumnya para Event Organizer akan merincikan setiap pekerjaan yang harus mereka lakukan sebelum berjalannya acara tersebut, dan umumnya akan ada banyak hal yang perlu dibuat di sini.
Selanjutnya EO akan mengerahkan tim nya untuk mulai bergerak dan membuka negosiasi dengan pihak-pihak terkait seperti pengelola lokasi, vendor perlengkapan, panggung, sound system, pencahayaan, dan juga mulai bergerak untuk menghubungi para calon donatur dan sponsor.
Bagian tersulit dari tahap ini tentunya adalah di dalam pendanaan, terutama apabila EO tersebut hanya mengandalkan dana dari donatur dan sponsor, karena mereka harus bisa menegosiasikan acara mereka dan membuatnya terlihat menarik di mata calon pendana.
Selain itu, pada tahap ini Event Organizer juga harus bersiap menghadapi segala perubahan rencana dan penyesuaian konsep, karena kemungkinan besar akan banyak yang akan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Misalnya seperti, lokasi yang diinginkan tidak tersedia, permintaan tambahan dari sponsor, kesulitan mencari vendor yang sesuai, kendala dalam menyusun materi publikasi, dan banyak lagi peluang terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
Karenanya, kesiapan dan pengalaman dari tim EO sangatlah dibutuhkan untuk merancang rencana cadangan apabila rencana semula tidak berjalan dengan mulus, sehinga bisa mencari alternatif yang juga masih dapat mendukung konsep semula.
Dari sisi promosi dan publikasi juga akan dilakukan di tahap ini, seperti pemasangan spanduk, banner, poster, yang tentunya juga dibarengi dengan mengurus perijinan dari pihak berwenang dan juga biaya-biaya yang harus dikeluarkan dan diawasi dengan ketat,

7. Pelaksanaan

Tahapan terkahir dari cara kerja Event Organizer adalah pada pelaksanaan acara itu sendiri alias hari H, yang bukan berarti pekerjaan dari EO telah selesai, karena justru di tahap inilah tim mereka harus mampu menangani situasi yang terjadi di lapangan.
Banyak sekali hal yang bisa meleset apabila EO tidak siap dan teliti, seperti waktu pengadaan acara yang mundur, pengisi acara terlambat hadir, konsumsi untuk panitia dan pengunjung atau peserta tidak terpenuhi, ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan, lokasi tidak memadai, dan lain sebagainya.
Kesigapan dari EO, terutama mereka yang berperan sebagai penanggung jawab kegiatan sangatlah diperlukan, sehingga bisa mengambil keputusan dengan cepat dan tidak membuang waktu atau melakukan kesalahan yang fatal.

Jasa EO Event Organizer

KANIKI EO
HANINDO EO
DMP EO EVENT ORGANIZER
LUVISA EVENT ORGANIZER